Oleh: tettystak | Maret 31, 2008

Welcome Problem

Ketika kita menghadapi suatu masalah, maka ada 2 jenis reaksi yang biasanya kita temukan :

Reaksi 1 : Melakukan tindakan defensif, mencoba mencari siapa yang menyebabkan masalah tersebut terjadi.

Pada umumnya orang akan melihat masalah itu berasal dari external, bukan berasal dari dirinya sendiri (internal), misalnya :

1. Reject tinggi karena mesinnya sudah pada tua

2. Customer claim naik, karena customer meningkatkan kualitas pengecekan.

3. Customer claim terjadi karena customernya cerewet dan terlalu over.

4. Program tidak berjalan karena manajemen kurang support.

5. Program tidak berjalan karena departemen lain tidak support

6. Target sales tidak tercapai karena kompetitor melakukan banting harga, sehingga harga kita menjadi tidak kompetitif.

7. Temuan audit badan sertifikasi banyak karena clientnya tidak mengikuti instruksi konsultan, atau auditor badan sertifikasi terlalu over (kasus di Sentral Sistem)

8. dan alasan lainnya yang bukan berasal dari Internal

Reaksi 2 : Menganggap bahwa masalah tersebut adalah peluang untuk perbaikan. Artinya masih ada kelemahan pada sistem/ cara kerja kita, sehingga kita perlu memperbaiki sistem/ cara kerja kita sehingga kesalahan yang sama tidak terulang dikemudian hari.

Dari ke 2 jenis reaksi tersebut diatas, kami berusaha untuk menerapkan pola pikir yang ke 2. Kami mencoba untuk selalu menganggap bahwa dalam setiap problem, selalu ada peluang untuk perbaikan. Jadi semakin banyak kita mendapatkan problem, maka semakin banyak pula kita mendapatkan peluang untuk perbaikan atau improvement. Dengan cara ini, kami selalu melihat problem sebagai suatu hal yang positif. Berikut ini sharing problem yang pernah terjadi ditempat kami, untuk membantu memahami konsep tersebut diatas.

a. Pada tahun awal perusahaan berdisi, sering terjadi claim terutama claim terhadap konsultan baru.

1. Reaksi 1 : kami bisa saja menyalahkan konsultan yang di claim, menyatakan konsultan tidak bagus dan memberikan peringatan atau tidak memperpanjang masa percobaan konsultan yang bersangkutan.

2. Reaksi 2 : kami melihat adanya kelemahan dari sistem recruitment kami. Berdasarkan pengalaman dan data, ternyata ada 1 persyaratan mutlak yang harus dimiliki oleh seorang konsultan, yaitu kemampuan untuk mengajar. Kami melihat bahwa tidak semua orang pintar mempunyai kemampuan mengajar, terkadang secara cv dan interview hasilnya baik, tetapi ternyata kurang baik dalam hal melakukan penyampaian (mengajar). Oleh karena itu kita merevisi sistem recruitment kami dengan menambahkan 1 proses presentasi oleh calon konsultan. Dari situ kita bisa menilai bakat mengajar dari calon konsultan.

b. Belakangan ini (tahun 2007), terdapat beberapa client kami yang hasil auditnya (audit badan sertifikasi), kurang memuaskan. Badan sertifikasi menyatakan masih ada temuan yang perlu diverifikasi ulang (kasus yang tidak pernah terjadi selama 8 tahun berdirinya konsultan kami, 1999 s/d 2007. Sebagai catatan tambahan :

1. 95% Client kami tidak pernah menggunakan sistem pre-assessment, semua client langsung maju ke certification audit.

2. Setelah diverifikasi ulang, client dinyatakan lulus oleh badan sertifikasi

Menghadapi masalah tersebut diatas, tentu saja reaksi pertama kami adalah STRESS/ PUSING, apa yang terjadi dengan kami ?? sudah 7 tahun perusahaan berdiri, semua client langsung lulus tanpa verifikasi ulang (walaupun tidak menggunakan fasilitas pre-assessment).

Menghadapi permasalahan ini, ada 2 reaksi yang bisa kami lakukan

1. Reaksi 1 : menyalahkan konsultan yang menangani client tersebut.

2. Reaksi 2 : mereview ulang kelemahan dalam sistem konsultasi kami dan melakukan perbaikan. Dan pilihan kami jatuh pada reaksi 2. Masih ada beberapa kelemahan dalam sistem konsultasi kami, beberapa diantaranya

a. Dikarenakan loading kerja tinggi, sistem kontrol terhadap konsultan menjadi lemah. Selama tidak ada complain dari customer, maka tidak ada kontrol terhadap konsultan. Maka kami melakukan perbaikan pada sistem kontrol kami.

b. Beberapa client jasa, Intepretasi terhadap persyaratan ISO 9001 antar konsultan atau antar konsultan dengan badan sertifikasi terkadang berbeda. Oleh karena itu kami menyusun suatu standard blue print yang harus dibuat diawal konsultasi dan dicek terlebih dahulu oleh team, untuk memastikan tidak terjadi mis-intepretasi antar konsultan.

c. dan beberapa tindakan perbaikan lainnya.

Dengan adanya perbaikan dari sistem konsultasi ini, KAMI YAKIN BAHWA KAMI SUDAH SELANGKAH LAGI LEBIH MAJU DARI SEBELUMNYA.

JADI WELCOME PROBLEM, KARENA PROBLEM MEMBUAT KAMI MENJADI LEBIH BAIK.

Semoga bermamfaat

Rio Simbolon rio@sentral-sistem.comSentral Sistem Consulting


Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Kategori

%d blogger menyukai ini: